Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK 6a Edición)

En septiembre de 2017 el Project Management Institute (PMI) publicó la sexta edición de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®), un estándar estructurado con base en las buenas prácticas que constituyen la carta de navegación para dirigir de forma genérica, cualquier tipo de proyecto.
En 1996 se publicó la primera edición la Guía del PMBOK, y ha sido actualizada en 2000, 2004, 2008, 2013 y 2017.

La figura de “buenas prácticas” hace suponer que existe consenso general sobre un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas aplicables a los procesos de dirección de proyectos, y que hacen posible aumentar la posibilidad de éxito de una amplia variedad de proyectos para entregar los resultados y los valores del negocio esperados.

Esto quiere decir que la Guía del PMBOK 6ª edición, describe los procesos, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos que gestionados de forma eficaz, pueden conducir a la conclusión exitosa de los proyectos.  La Guía del PMBOK (PMI, 2017) identifica y explica estos componentes y la forma como se interrelacionan unos con otros durante la dirección de un proyecto.

De acuerdo con la sexta edición de la Guía del PMBOK (PMI, 2017), un Área de Conocimiento es un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen.

Un Área de Conocimiento constituye un conjunto de conceptos, términos y actividades que constituyen en su esencia un ámbito profesional, un ámbito de la Gestión de Proyectos o un área de especialización. Si bien las Áreas de Conocimiento están interrelacionadas, se definen separadamente desde la perspectiva de la dirección de proyectos. En este orden de ideas, las Áreas de Conocimiento son una forma de clasificación de los 49 procesos de dirección, que utiliza como criterio de agrupación el ámbito de aplicación de cada uno de los procesos.

La 6ª edición de la Guía del PMBOK conserva la estructura de diez (10) Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (Figura No. 1).

Figura No. 1. Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos

Desde el punto de vista documental, en la Guía del PMBOK (PMI, 2017), cada una de las Áreas de Conocimiento se despliega utilizando la siguiente estructura:

  • Resumen
  • Lista de procesos
  • Gráfico de descripción general
  • Conceptos clave
  • Tendencias y prácticas emergentes
  • Consideraciones de adaptación
  • Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos
  • Desarrollo de los Procesos

Es importante acotar que las Áreas tienen un código de numeración que inicia en 4, en razón a que la Guía del PMBOK (PMI, 2017) contempla los capítulos que a continuación se presentan:

  1. Introducción
  2. Entorno en el que operan los proyectos
  3. El Rol del Director del Proyecto
  4. Gestión de la Integración del Proyecto
  5. Gestión del Alcance del Proyecto
  6. Gestión del Cronograma del Proyecto
  7. Gestión de los Costos del Proyecto
  8. Gestión de la Calidad del Proyecto
  9. Gestión de los Recursos del Proyecto
  10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
  11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
  12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
  13. Gestión de los Interesados del Proyecto

Nota: Si bien los procesos de gestión de los interesados se puede desplegar a lo largo del ciclo de vida del proyecto, resulta de vital importancia identificar los interesados en las etapas más tempranas posibles del proyecto, para evitar posibles inconvenientes futuros. El hecho de que la gestión de los interesados tenga el numeral 13 no quiere decir, desde ningún punto de vista, que son los últimos procesos que deban realizarse; la razón por la que esta Área de Conocimiento se encuentra ubicada al final se debe a que su surgimiento se dio a partir de la quinta edición de la Guía del PMBOK (PMI, 2013), y el PMI decidió conservar la numeración que provenía de las versiones anteriores de la Guía.

A continuación se hace una reseña descriptiva de cada una de las Áreas de Conocimiento:

4- Gestión de la Integración del Proyecto

Define los procesos y actividades que integran los diversos elementos de la dirección de proyectos. Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.

En la sexta edición de la Guía del PMBOK surge un nuevo proceso para esta Área de Conocimiento: Gestionar el Conocimiento del Proyecto (4.4), y su finalidad es utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto, al tiempo que promueve el aprendizaje organizacional y el mejoramiento continuo con base en el conocimiento adquirido en cada proyecto.

Los siete (7) procesos contemplados en esta Área pueden ser observados en la Figura No. 2.

Figura 2. Procesos relacionados con la Gestión de la Integración

 

5- Gestión del Alcance del Proyecto

Aborda los procesos contemplados para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente. Los procesos inherentes a esta Área describen cómo se planificará, definirá, desarrollará, verificará y controlará el alcance del proyecto y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo; asimismo orienta sobre cómo el alcance del proyecto será gestionado y controlado por el equipo de dirección del proyecto. Estos seis (6) procesos se presentan en la Figura No. 3.

Figura 3. Procesos relacionados con la Gestión del Alcance

6. Gestión del Cronograma del Proyecto

Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto. Se establecen los criterios y las actividades para desarrollar y controlar la variable temporal del proyecto. En la Figura No. 4 se pueden analizar los seis (6) procesos relacionados con la Gestión del Cronograma.

En la versión anterior esta Área se denominaba “Gestión del Tiempo del Proyecto”, y con la actualización de su nombre se busca ser más específico con respecto a la planificación del calendario y no de tiempo, que podría parecer ambiguo.

Figura 4. Procesos relacionados con la Gestión del Cronograma

7. Gestión de los Costos del Proyecto

Incluye los cuatro (4) procesos identificados para planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado (Figura No. 5). A través de estos procesos se fija el formato y establecen las actividades y los criterios necesarios para planificar, estructurar y controlar los costos del proyecto.

Figura 5. Procesos relacionados con la Gestión de los Costos

8- Gestión de la Calidad del Proyecto

Contempla los procesos necesarios para planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto. Se detalla la forma cómo el equipo de dirección del proyecto implementará la política de calidad de la organización ejecutante.

Históricamente el proceso 8.2 se denominaba Realizar el aseguramiento de la calidad, y en esta nueva versión su nombre se actualiza a Gestionar la Calidad, con la intención de enfatizar en las actividades que permitan convertir el plan de gestión de la calidad en actividades ejecutables de calidad que incorporen al proyecto las políticas de calidad de la organización.

Los tres (3) procesos inherentes a esta Área pueden ser observados en la Figura No. 6.

Figura 6. Procesos relacionados con la Gestión de la Calidad

9- Gestión de los Recursos

Esta Área describe los procesos relacionados con la identificación, adquisición, desarrollo y gestión de los recursos necesarios para la culminación exitosa del proyecto. Se especifica cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de incorporación de los recursos. Estos seis (6) procesos se presentan en la Figura No. 7.

En la versión anterior esta Área se denominaba “Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto”, y con su actualización se propone un ámbito de gestión mucho más amplio que contempla tanto recursos humanos como materiales.

En la 6a. edición de la Guía del PMBOK a esta Área de conocimiento se le incorporó un nuevo proceso: Controlar los Recursos (9.6), cuyo objetivo  es asegurar que los recursos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles tal como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y realizar acciones correctivas según sea necesario.

Figura 7. Procesos relacionados con la Gestión de los Recursos

10- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Identifica los tres (3) procesos necesarios para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos (Figura No. 8). Se describen las necesidades y expectativas de comunicación para el proyecto; cómo y bajo qué formato se comunicará la información; dónde y cuándo se realizará cada comunicación; y quién es el responsable de efectuar cada tipo de comunicación.

Figura 8. Procesos relacionados con la Gestión de las Comunicaciones

11. Gestión de los Riesgos del Proyecto

Describe los procesos identificados como necesarios para la planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación de las respuestas, implementación de las respuestas y control de los riesgos para el proyecto. Se especifica cómo se estructurará e implementará la gestión de riesgos del proyecto.

En la sexta edición de la Guía del PMBOK surge un nuevo proceso para esta Área: Implementar las Respuestas a Riesgos (11.6), y su finalidad es aclarar el paso de implementación que se debe realizar después de Planificar la Respuesta a los Riesgos (11.5).

Los siete (7) procesos propios del Área de Gestión de Riesgos se presentan en la Figura No. 9.

Figura 9. Procesos relacionados con la Gestión de los Riesgos

12- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Describe los procesos relacionados con la compra o adquisición de productos, servicios o resultados necesarios para el proyecto. Se describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición desde el desarrollo de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato. Los tres (3) procesos de dirección inherentes a esta Área se detallan en la Figura No. 10.

Figura 10. Procesos relacionados con la Gestión de las Adquisiciones

13- Gestión de los Interesados

En esta Área de Conocimiento se contemplan los procesos de dirección que describen la forma cómo identifican las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. Se analizan las expectativas de los involucrados y sus impactos sobre el proyecto, para desarrollar estrategias de gestión que efectivamente los comprometan en las decisiones y ejecución del proyecto.

Los cuatro (4) procesos incluidos en esta Área de Conocimiento pueden ser observados en la Figura No. 11.

Figura 11. Procesos relacionados con la Gestión de los Interesados

Finalmente, resulta importante aclarar que la dada la naturaleza o complejidad de un proyecto específico, es posible que su gestión requiera una o más Áreas de Conocimiento adicionales, por ejemplo, en un proyecto de obras civiles, es posible que se requiera un área de gestión financiera o de gestión ambiental o de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

En la Tabla No. 1 se puede apreciar la correspondencia entre los Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

Tabla 1. Correspondencia entre los Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyecto

Áreas de Conocimiento Grupo de Procesos de Inicio Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Monitoreo y Control Grupo de Procesos de Cierre
4. Gestión de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto 4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase
4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto 4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios
5. Gestión del Alcance del Proyecto 5.1 Planificar la Gestión del Alcance 5.5 Validar el Alcance
5.2 Recopilar Requisitos 5.6 Controlar el Alcance
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
6. Gestión del Cronograma del Proyecto 6.1 Planificar la Gestión del Cronograma 6.6 Controlar el Cronograma
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar la Duración de las Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma
7. Gestión de los Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.4 Controlar los Costos
7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Gestión de la Calidad 8.2 Gestionar la Calidad 8.3 Controlar la Calidad
9. Gestión de los Recursos del Proyecto 9.1 Planificar la Gestión de Recursos 9.3 Adquirir Recursos 9.6 Controlar los Recursos
9.2 Estimar los Recursos de las Actividades 9.4 Desarrollar el Equipo
9.5 Dirigir al Equipo
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones 10.2 Gestionar las Comunicaciones 10.3 Monitorear las Comunicaciones
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto 11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos 11.6 Implementar la Respuesta a los Riesgos 11.7 Monitorear los Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones 12.2 Efectuar las

Adquisiciones

12.3 Controlar las Adquisiciones
13. Gestión de los Interesados del Proyecto 13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados 13.3 Gestionar la Participación de los Interesados 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados


Nota: Adaptado de la Guía del PMBOK (PMI, 2017)

Bibliografía

  • Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (6ª ed). Pennsylvania: PMI Publications.
  • Project Management Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (5ª ed). Pennsylvania: PMI Publications.
  • Redondo, A. (2016). Áreas de Conocimiento de la Dirección (Gestión) de Proyectos. Recuperado de: http://alredsa.blogspot.com.co/2016/02/areas-de-conocimiento-de-la-direccion.html


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